Los cuatro ingredientes imprescindibles
Todo buen buzón de voz de empresa responde a cuatro preguntas, en este orden:
- ¿Quién es usted? Empiece por el nombre de su empresa, para que quien llama sepa que ha marcado bien.
- ¿Por qué no contesta nadie? Breve y sin rodeos: "estamos atendiendo otra llamada" o "nos llama fuera del horario de atención".
- ¿Qué debe hacer quien llama? Una sola instrucción clara: dejar un mensaje, escribir un correo o visitar el sitio web.
- ¿Qué promete usted? Diga cuándo devolverá la llamada, y cumpla esa promesa. "Le devolvemos la llamada el mismo día hábil" vale mucho más que "lo antes posible".
Todo junto, por debajo de veinte segundos. Da de sobra para los cuatro ingredientes y es lo bastante corto para no perder a nadie.
Qué conviene dejar fuera
- Frases hechas vacías como "su llamada es muy importante para nosotros". Quien llama nota si eso es verdad por lo que usted hace, no por lo que dice.
- Leer el horario completo de los siete días de la semana. Remita a su sitio web; nadie retiene siete franjas horarias.
- Varias instrucciones a la vez ("deje un mensaje, o escriba un correo, o mande un texto, o rellene el formulario"). Elija una, dos como mucho.
- Una grabación hecha a la carrera con ruido de fondo. Ese primer contacto merece calidad de estudio.
Diez textos de ejemplo que puede copiar
Sustituya lo que está entre [corchetes] por sus propios datos. Cada texto se queda holgadamente por debajo de veinte segundos.
“Bienvenido a [nombre de la empresa]. En este momento no podemos atender su llamada. Deje su nombre y su número de teléfono y le devolveremos la llamada el mismo día hábil.”
“Bienvenido a [nombre de la empresa]. En este momento todo nuestro equipo está al teléfono. Deje su nombre y su número y le llamaremos enseguida, normalmente dentro de la hora.”
“Bienvenido a [nombre de la empresa]. Nos llama fuera de nuestro horario de atención. Atendemos de lunes a viernes, de [hora] a [hora]. Deje con confianza un mensaje y le responderemos el siguiente día hábil.”
“Bienvenido a [nombre de la empresa]. Estamos cerrados por las fiestas hasta el [fecha]. Para asuntos urgentes, escriba a [correo electrónico]. Volvemos a estar a su disposición a partir del [fecha].”
“Bienvenido a [nombre de la empresa]. Hoy estamos cerrados por [día festivo]. Volvemos a atender mañana a partir de las [hora]. Deje con confianza un mensaje.”
“Bienvenido a [nombre de la clínica]. En este momento estamos con pacientes y no podemos atender su llamada. Deje su nombre y su número y nuestra asistente le devolverá la llamada hoy mismo. Para urgencias fuera del horario de atención, llame al [número de urgencias].”
“Bienvenido a [nombre de la empresa]. Ahora mismo tenemos las manos en un coche. Deje su nombre, su número y su placa, y le llamaremos en cuanto tengamos las manos limpias.”
“Bienvenido al servicio de atención al cliente de [nombre de la empresa]. En este momento todos nuestros agentes están ocupados. Encontrará muchas respuestas al instante en [sitio web]. ¿Prefiere hablar con nosotros? Deje su nombre y su número y le devolvemos la llamada.”
“Ha llamado a [nombre], de [nombre de la empresa]. En este momento estoy con un cliente. Deje un mensaje con su nombre y su número y le devuelvo la llamada hoy mismo.”
“Welcome to [nombre de la empresa]. Please leave your name and number and we will call you back. Bienvenido a [nombre de la empresa]. Deje su nombre y su número y le devolveremos la llamada.”
Cómo lograr que suene profesional
El texto es la mitad del trabajo; la otra mitad es cómo se dice. Un ritmo pausado, un tono cercano y una grabación sin ruido marcan la diferencia entre "un contestador" y una tarjeta de visita. Cualquiera de los textos de arriba se lo puede grabar con nosotros una voz profesional: escucha una muestra gratuita con su propio texto y, tras el pago, recibe el archivo exactamente en el formato que necesita su sistema telefónico.