Qué contiene un buen mensaje de fuera de horario
- Horas concretas. "El lunes a las nueve de la mañana" vale más que "en horario de atención": quien llama puede actuar de inmediato.
- Una vía clara para quien no puede esperar: un número aparte, o decir explícitamente que no hay línea de urgencias y que habrá que esperar al siguiente día hábil. Cualquiera de las dos cosas es mejor que callarlo.
- Una alternativa de autoservicio, si la tiene (sitio web, agenda en línea, estado del pedido): no todo el mundo que llama quiere hablar con una persona.
- Actualice el mensaje en los días festivos y en los cambios de hora. Un mensaje que dice "hoy" cuando ya lleva tres semanas de cierre no inspira mucha confianza.
Texto de ejemplo: empresa en general
“Bienvenido a [nombre de la empresa]. Nos llama fuera del horario de atención; atendemos de lunes a viernes, de nueve de la mañana a cinco de la tarde. Deje con confianza su nombre y su número de teléfono y le llamaremos el siguiente día hábil. Para asuntos urgentes, escriba a [correo electrónico].”
Texto de ejemplo: clínica de salud (con vía de urgencias)
“Bienvenido a [nombre de la clínica]. La clínica está cerrada en este momento; atendemos de lunes a viernes, de [hora] a [hora]. Si se trata de una emergencia que pone en riesgo la vida, cuelgue y llame al nueve uno uno. Para consultas médicas urgentes que no pueden esperar, llame a nuestra línea de guardia al [número de guardia]. Para todo lo demás, deje un mensaje.”
Ponga la opción de urgencias primero, no como última frase: quien llama con una emergencia no se queda a escuchar el menú entero.
Programarlo automáticamente
La mayoría de los sistemas telefónicos pueden activar un mensaje aparte en horas o días fijos, así no tiene que cambiarlo a mano cada tarde. Busque en su sistema "business hours", "schedules" o "time-based routing"; nuestras páginas por sistema telefónico explican dónde subir el archivo en cada uno.